10 правил офисной ИТ Инфраструктуры

   

     Мы тут подумали и решили написать, что для нас правильная IT инфраструктура компании.

Получилось 10 правил от «ПрофИТ»

      1. Количество и тип компьютеров, серверов, и оргтехники соответствует размерам и целям бизнеса.
     

     Понимая бизнес-процессы компании, можно понимать какой элемент инфраструктуры наиболее важен. Если ваша компания не может работать без интернета, то рационально иметь резервный канал связи. Если вы печатаете большое количество документов, то рационально иметь качественные принтеры в достаточно количестве. Так же критичным для компании может быть грамотно организованная телефония, если у вас большой call-центр или вы принимаете большое количество звонков от клиентов, иначе вы просто будете терять клиентов  и заказы. Наличие специфического  программного обеспечения  может быть  важным для  эффективности бизнесс-процесса.
    Если вы не испытываете дискомфорта от отсутствия какого-либо элемента инфраструктуры, или риски, которые несет компания, если этот один принтер, сервер, интернет-канал сломается, незначительны, значит ит инфраструктура соответствует целям и размерам бизнеса.  Кроме снижения эффективности основной деятельности, несоответствие инфраструктуры  приводит к удорожанию ее обслуживания, в связи с экстренным характером работ, в случае отказа дефицитного элемента.

       2. Стандартизированость используемых ПК и ПО.

  У вас в офисе нет «зоопарка» компьютеров, серверов, орхтехники и другого оборудования различных конфигураций , под управлением различных операционных систем, с различным программным обеспечением разной версии. Это все создает сложности в эффективной и слаженной работе коллектива организации, например в необходимости пересохранять документ в различных версиях, или невозможности подключения одного к другому, поиску переходников и способов взаимосвязи. Если ваша компания заранее продумывает, что и когда покупать, то это колоссально уменьшает затраты денег и времени и положительно влияет на качество проводимых работ.

      3. Грамотно организованная скс.

  Ваш офис не обрастает грудой проводов, коммутаторов и удлинителей, валяющихся на полу и стремящихся сломаться в самый неподходящий момент. Все это происходит от того, что не был проработан план рассадки помещения при максимальном его заполнении.  А когда в офис уже полон  сотрудников, вся инфраструктура  работает в постоянном режиме, то переделать кабельную сеть можно только в выходные или остановить работу предприятия, а это стоит в разы дороже. Поэтому, продумывайте исходя из максимально возможного количества людей в офисе, как и где будут лежать провода и подключаться компьютеры, чтобы провода не лежали посреди офиса, и никто о них спотыкался, не свисали с потолка, были спрятаны аккуратно и красиво. 

      4. Использование лицензионного ПО.

Решает много вопросов в обслуживании ИТ инфраструктуры. Если не рассматривать этот вопрос с точки зрения закона, то, во-первых, используя ПО над которым «поработали», сделав его доступным для использования, ставит под вопрос безопасность и сохранность корпоративной информации. Во-вторых, такое ПО делает сложнее и соответственно дороже его обслуживание, например, из-за невозможности легко обновить. Осознанно использования такое программного обеспечение, вы четко осознаете и принимаете риски, связанные с ним. И если это жизненно важное программное обеспечение, с которым работают 90% сотрудников, с ним связанны критические для компании операции, важно чтобы оно работала четко, слажено и без ошибок, то мы рекомендуем его купить. 

      5. Создана централизованная система хранения данных с проработанной структурой и разграничением прав.
   При создании в компании централизованного хранения документов необходимо проработать заранее его структуру и распределить прав доступа сразу так, чтобы сотрудники могли вносить и изменять только свои данные или своего отдела. По нашему опыту, файловый сервер в малом бизнесе зачастую представляет собой «сетевой диск» с 200 папками в корне и тысячами документов, которые распределяются по папкам с фамилиями сотрудников, которые уже давно в компании не работают. И на подобном файловом сервере начинают происходить проблемы и потери данных, в связи с тем, что кто-то выделит часть папок и перенесет их куда-то, то кто-то перезапишет документ, кто-то переименует, а то и совсем удалит.


  6. Отсутствие прав локальный администраторов у пользователей.
   Ограничения доступа к системным настройкам позволяет исключить влияние некомпетентных действий и ошибок пользователей на качество работы.
      Наличие у пользователя возможности оказывать влияние на работу операционной системы на компьютере создает гарантированные проблемы. Если сотрудники самостоятельно могут устанавливать «все что нужно для работы» или не только для работы превращает компьютер в рассадник конфликтующего и нелицензионного ПО, а также увеличивает шансы заражения вирусами. Устранить последствия такой политики и избавиться от накопленных ошибок может потребоваться полная переустановка операционных систем на рабочих местах. Практика ограничения прав доступа позволяет не только сэкономить на стоимости поддержки, но еще и значительно повысить стабильность работы компьютерных систем.

      7. Система резервного копирования.

   Процедура "бэкапа" является одной из самых важных задач. А затраты на восстановление потерянных данных в десятки раз превышают затраты на организацию резервного копирования. Причем потери могут быть разными: от неосторожного пользователя, случайно удалившего данные, до вирусной атаки и массового удаления зараженных файлов.

    8. Организация безопасности информации и антивирусная защита.

   Это важные пункты правильной ИТ инфраструктуры. Если отказаться от этого, можно получить следующие проблемы: заражение различными вирусами компьютеров и серверов компании, потеря конфиденциальности данных, передача прав на управление своими устройствами злоумышленникам, передача паролей от банк-клиента или другой секретной информации сторонним лицам.

    Для обеспечения грамотной антивирусной защиты мало просто установить на компьютер любой антивирус и забыть про него. Надо оценивать актуальность обновления, грамотно настроить, ограничить доступ на опасные ресурсы, использовать системы защиты паролей, системы безопасных платежей и многое другое.
     9. Корпоративная почта. 

  Корпоративная почта это не только элемент имиджа, но грамотное управление информацией. У каждого сотрудника должен быть свои личный почтовый ящик, причем желательно с ограниченным объемом. Во-первых, это обеспечивает своевременное удаление не нужной информации. Во-вторых, сохранение нужной информации вне почтового ящика, А, в-Третьих, разграничивает права пользователей, когда письма читаются не адресатом, случайно удаляются. Организация корпоративной почты может быть как на бесплатных, так и на платных сторонних ресурсах, так и с помощью серверов внутри самой компании.

    10. Использование личных учетных записей для доступа ко всем базам данных. 

     Мы всегда настаиваем, чтобы у каждого сотрудника была своя учетная запись для доступа на ресурсы компании, будь то доступ к серверу, работа в базах 1С. Во-первых, это позволяет в первую очередь разграничить права доступа к документам, кто может изменять или только просматривать документы. Во-вторых, это позволяет в случае непредвиденных ситуаций легко определять, кто и когда работал с этим документом, кто ответственен за внесенные данные.