Как не потерять всю важную информацию

Поговорим об удобстве хранения информации. Так как   она бывает разная, то определимся, что сегодня мы говорим о:

• документах, с которыми идет текущая работа;

• файлах, к которым мы обращается с постоянной периодичностью.

Не говорим об огромных домашних фото- и видеоархивах, кино и музыкальных коллекциях, базах данных организаций. Раскроем хранение и резервирование такой информации отдельно.

 Сейчас про ежедневную работу, документы, которые открываются часто, редактируются, используются для совместной работы с другими людьми.

 Как максимально обезопасить себя от потери важных данных и сделать максимально удобный доступ к актуальной информации?

 Статистика показывает, что большинство пользователей скидывают важные документы на «флешки», кто-то имеет переносные жесткие диски, а некоторые перекидывают себе на электронную почту.

Наш опыт показывает, что сейчас «флешка», как и другие переносные USB устройства – это ненадёжные способы хранения данных. По следующим причинам:

• они легко и достаточно часто теряются;

• ломаются и перестают читаться;

• при передаче из рук в руки, могут быть заражены вирусом от компьютера третьего лица.

Электронная почта вообще не предназначена для хранения информации, это не удобно, данные в почте теряются и требуется затраты времени на поиски.

 А самый главный минус хранения дубликатов на «флешках» и других съемных носителях, это то, что в разных местах у вас разные версии документа.

Компания «ПрофИТ» для хранения и резервного копирования данных выбирает облачные сервисы, как простой, удобный и надежный инструмент.

 Облачные ресурсы для хранения данных, как это работает?

 Разберем на примере ОneDrive от Microsoft. Мы используем в своей работе этот ресурс в составе Office365.

Итак, мы имеем рабочий компьютер/ ноутбук, с десятками рабочих папок и документов различных типов и зарегистрированный доступ в облако Оne Drive на 1Тбайт.

Первым делом мы выбираем папки и документы, которые мы хотим не потерять. По умолчанию, это будет папка мои документы, если на ПК установлена операционная система windows. Вы можете выбрать другую, или несколько.

Все данные, которые мы выбрали, синхронизировались в облачном хранилище, где есть теперь их полные копии.

Что происходит дальше?

Вы открываете файл и работаете с ним, вносите изменения, удаляете его, создаете новый документ, после чего практически моментально происходит синхронизация с облаком и там вносятся все новые изменения, какие бы вы не сделали. Оговорюсь, что только при подключении к интернету, если его нет, то это случится, как только Ваш ПК подключится к нему, автоматически и без вашего участия.

Внимание, если вы скопировали документ, поработали с ним другой папке, синхронизация которой не настроена, то он не будет сохранен в облаке, только та версия, которая хранится в нужной папке.

 Какие преимущества мы получаем, используя «облако» для хранения информации:

• не нужно носить с собой «флешку» для переноса и передачи данных;

• доступ из любой точки мира с любого устройство с выходом в интернет;

• нет рисков выхода из строя, так как «облако» предоставляется известными крупными компаниями, имеющими огромные мощности, обсуживающиеся инженерами нужно квалификации;

•  избыточное хранение, так как делается несколько копий на разных дисках и серверах, для защиты от сбоя оборудования;

• всегда синхронизированные данные, актуальная версия;

• возможность совместной работы;

 Давайте теперь представим, что нам нужно с кем-то поделится этими данными, полностью или частично.

Вы просто выбираете документы, к которым хотите предоставить доступ, ограничиваете возможность редактирования и срок доступа, устанавливаете или нет пароль к данным, и передаете ссылку на эти документы необходимым людям. Все никаких «флешек», задержки, пересылки и устаревших данных.

И в случае, если, у вас сломался компьютер, где находится основная версия документа, у вас всегда есть синхронизированный дубликат в облаке.

Но, если вы случайно удалили документ из основной папки, то в One Drive есть корзина с удаленными документами, где они храниться от 3 до 93 дней в зависимости от наполненности и вида учетной записи.

Если вы пропустили срок хранения удаленного документа, а он вам понадобился или вам необходима старая версия документа, который вы уже отредактировали, то тут нужно иметь резервные копии.

Резервное копирование – это процесс сохранения копий данных, предназначенных для восстановления в случае, в случае если основные данные повреждены или удалены. Оно бывает разное, выполняемое разными методами, в разные места. Поговорим об этом отдельно.

И вернемся к хранению информации в облаке.

Наши рекомендации:

• При выборе облачного сервиса, внимательно читайте пользовательское соглашение;

• Создавайте надежный пароль к доступу к вашему облаку и не храните его под клавиатурой (о том, как создавать и хранить пароли мы еще расскажем)

• Внимательно смотрите кому и к каким данным вы предоставляете доступ, лучше ограничивайте доступ по времени и паролем.

• В случае необходимости, можно дополнительными средствами шифровать данные, отправляемые в «облако».

 Сколько стоит облачные сервисы?

One Drive можно получить совместно с office 365 от 370 руб. в месяц на пользователя Более точную цену можно посмотреть в нашем разделе продукции Microsoft. И вы получите 1Тбайт для хранения вашей информации. 5 Гбайт вы можете получить бесплатно.

Самый большой объем бесплатно предоставляет GoogleДиск -15 Гбайт, но только для частного лица, а для юридического лица один пользователь с объемом 25Гбайт обойдется в 500 руб. Облачные ресурсы предоставляет так же Яндекс и Майл.